Agenda van ALV 26 maart 2019

CONCEPT Agenda van de Algemene ledenvergadering VEP
dinsdag 26 maart 2019
bij Equens te Utrecht.

 

Ontvangst vanaf 10:00 uur. Aanvang vergadering 10:30 uur. Gezamenlijke lunch om 12:30 uur.

 

 

  1.   Opening. 
  2. Ingekomen stukken. 
  3. Notulen van de Algemene Ledenvergadering van 27 maart 2018 en 15 mei 2018.
    In de ALV kunnen hier nog vragen over gesteld worden. Ze zijn al definitief vastgesteld in de ALV van 15 mei, resp. via een mailing. Dit in verband met de statutenwijziging..
  4. Jaarverslag secretaris van het jaar 2018. 
  5. Jaarverslag penningmeester boekjaar 2018.
  6. Verslag Kascommissie en decharge bestuur.
    De verklaring van de kascommissie zal op de vergadering worden voorgelezen door een lid van de commissie.
  7. Verslag en mededelingen Activiteiten Commissie.
    De woordvoerder van de commissie vertelt wat er aankomt.
  8. Verkiezing bestuur.
    Zie toelichting bij dit agendapunt.
  9. Aanpassing Huishoudelijk reglement.
    Zie bijgevoegde voorstellen.
  10. Voorstellen 2019 en later.
    Zie toelichting bij dit agendapunt.
  11. Vaststelling begroting boekjaar 2019.
    Zie toelichting bij dit agendapunt.
  12. Verkiezing Kascommissie 2019.
    Zie toelichting bij dit agendapunt.
  13.  Rondvraag. 
  14.  Sluiting.

 

Na de formele vergadering zullen Fred Steenwinkel en Piet Hein Oyens verslag doen over hun werk bij het fonds en vragen beantwoorden.

 

 

                              Bij agendapunt 8: Verkiezing bestuur

Conform het rooster van aftreden (gebaseerd op artikel 8, lid 5van de oude statuten) treden dit jaar Henk Buijs en Jan de Jong af als bestuurslid. Beiden stellen zich niet opnieuw verkiesbaar.

  1. Henk en Jan zijn de laatste bestuursleden die de termijn van 4 jaar volmaken. Vanaf nu geldt een termijn van 3 jaar (artikel 8, lid 4).
    Het bestuur heeft een overgangsregeling vastgesteld omdat noch de oude noch de nieuwe statuten daarin voorzien. Zouden wij dat niet doen, dan zouden er nu of in 2022[1], 3 bestuursleden moeten aftreden en in een ander jaar 1. Dat zou dan zo blijven tot de bestuurstermijn opnieuw wordt aangepast. Zie schema.
naam functie Aantreden Aftreden 4 jr Visie 1 Visie 2 Voorstel
Henk Buijs Secretaris, webmaster 2007 2019 2019 2019 2019
Jan de Jong Vicevoorzitter 2015 2019 2019 2019 2019
Cees Stam penningmeester 2017 2021 2020 2021 2020
Thijmen Toom Lid 2014 2022 2021 2022 2021
Wen Wickenhagen Voorzitter 2016 2020 2019 2020 2020

          De overgangsregeling houdt in dat Wen Wickenhagen zijn oorspronkelijke termijn van vier jaar volmaakt en pas in 2020 aftreedt. Daarna wordt een termijn van 3 jaar gehanteerd. Op die wijze treden 2 bestuursleden af in 2020 en 2022 en 1 lid in 2021.
Formeel moet de ALV deze handelswijze goedkeuren, conform artikel 14, lid 1.

Het bestuur stelt Adrie van Veen en Hans Bolte voor als kandidaat voor de opengevallen plaatsen.

Leden kunnen zich kandidaat stellen voor de vacature van bestuurslid conform artikel 3 van het Huishoudelijk Reglement.

De kandidaatstelling moet schriftelijk plaatsvinden in de vorm van een korte introductie waarin de kandidaat zich voorstelt.

Het bestuur maakt 3 weken voor de vergadering de lijst van kandidaten bekend.

 

                              Bij agendapunt 9: Huishoudelijk Reglement.

Het reglement wordt uitgebreid met een beschrijving van de beveiliging en afscherming van de persoonsgegevens en een reglement voor de activiteitencommissie. Zie verder meegestuurde wijzigingen.

 

                              Bij agendapunt 10: Voorstellen 2019 en later.

Hierover en over andere zaken zal de voorzitter een inleiding houden waarna de deelnemers hun mening kunnen geven.

Dit jaar is het belangrijkste het financiële voorstel van de penningmeester: hoe om te gaan met alle onzekerheden die op ons afkomen.

                              Bij agendapunt 11: Begroting.

Afhankelijk van de uitkomsten van de discussie over punt 10, moet deze vastgesteld worden.

 

                              Bij agendapunt 12: Verkiezing Kascommissie 2019

Zitting hebben Bert Elderenbosch en Jack de Groot. .
Bert Elderenbosch is niet herkiesbaar conform art. 13, sub. 3, lid 2. Jack de Groot kan zijn lidmaatschap conform dit artikel nog een jaar verlengen.
Op de vorige ALV heeft Wim Duivis zich kandidaat gesteld als reserve en daarmee als kandidaat lid voor dit jaar.
Leden kunnen zich melden bij de secretaris. Dit kan ook nog tijdens de vergadering.